Commençons par examiner en qui consistent les communications unifiées en tant que service (UCaaS). Le terme « communications unifiées » (CU) signifie simplement que toutes vos communications (c’est-à-dire vos appels, messages, textos, vidéoconférences, etc.) sont toutes rassemblées au même endroit. Quant au terme « en tant que service », il indique que le produit vous est fourni par Internet sous forme d’abonnement. Ce produit n’étant pas hébergé sur votre ordinateur, mais chez votre fournisseur de services, vous pouvez l’utiliser aussi souvent que vous le voulez, quand vous en avez besoin, en cliquant simplement sur un bouton. Combinez ces deux termes, et vous obtenez un produit qui intègre harmonieusement tous vos besoins en matière de communication, qui est pris en charge par un fournisseur de services expert et que vous pouvez utiliser quand vous en avez besoin.
Quelles sont les fonctionnalités offertes par les communications unifiées?
Intégration du stockage
Si vous souhaitez une gestion sans faille de vos données, vous devez intégrer le stockage. Une entreprise a autant besoin de données que de personnel et de bureaux. Les membres de votre personnel (et parfois les clients) doivent pouvoir accéder à vos données à partir de n’importe quelle plateforme en rencontrant le moins d’obstacles possible. Un employé qui utilise son téléphone pour s’enregistrer à la porte d’embarquement à l’aéroport devrait pouvoir accéder aux données comme il le fait à partir de son ordinateur portable dans un café, de son ordinateur personnel à la maison et d’un ordinateur partagé dans un bureau. Tous les membres de votre personnel de votre entreprise devraient pouvoir accéder aux données et gérer celles-ci sans tracas de partout au cas où vos clients auraient besoin d’aide immédiatement.
Réunions virtuelles
En 2023, tout le monde devrait connaître une fois pour toutes les avantages des réunions virtuelles et savoir qu’elles valent souvent mieux que de prendre l’avion pendant cinq heures pour assister à une réunion en personne de 45 minutes. Quand tous les membres de l’entreprise peuvent participer à une réunion en ligne avec leurs collègues (et parfois avec leurs clients) en cliquant simplement sur un bouton, peu importe où ils se trouvent, cela contribue grandement à l’efficacité.
Applications mobiles
Toutes les fonctionnalités de votre plateforme de CU devraient être accessibles à partir d’une application. Lorsque vous êtes en déplacement, vous avez toujours votre téléphone avec vous, n’est-ce pas? En utilisant une application mobile, toute votre infrastructure de communication et toutes les fonctionnalités pratiques que nous avons mentionnées sont à votre portée.
Standard automatique
Si vous souhaitez simplifier l’acheminement des appels et offrir un excellent service à la clientèle, vous devez opter pour un standard automatique. Il devrait être facile pour les clients de joindre directement la personne à qui ils veulent parler sans avoir à parcourir un répertoire boiteux, à cliquer sur LinkedIn ou à laisser un tas de messages. Et si un client veut vous parler, il ne fait aucun doute que vous voudrez prendre son appel. Avec un standard automatique, il n’y a rien de plus simple.
Groupes de recherche
Les groupes de recherche sont essentiels pour optimiser la répartition et la fluidité des appels. En bref, un groupe de recherche vous permet de distribuer les appels à plusieurs numéros. Supposons que quelqu’un appelle votre service des ventes. Au lieu qu’un ou une réceptionniste réponde au téléphone et transfère l’appel représentant qui est disponible, les groupes de recherche dirigent l’appel vers tous les numéros disponibles du groupe. Ainsi, le service ne manque aucun appel et le client subit moins de désagréments lorsqu’il vous contacte.
Interface visuelle conviviale
Comme vous pouvez le constater, les communications unifiées peuvent comprendre de nombreuses caractéristiques et fonctionnalités. Par conséquent, les outils qui gèrent votre environnement de communications unifiées comprennent des éléments visuels conviviaux, tels que des éléments graphiques pour en faciliter la gestion. De plus, ces éléments visuels aident votre équipe à utiliser les divers outils de notre plateforme comme des professionnels des communications et permettent à vos clients de communiquer avec vous facilement.
Personnalisation
Il est possible de regrouper de nombreuses fonctionnalités dans une solution de communications unifiées. De plus, vous pouvez choisir exactement celles que vous voulez et celles que vous ne voulez pas. Vous n’avez pas besoin de la messagerie instantanée? Ne payez pas pour cela. Vous avez besoin de plus de bande passante pour les vidéoconférences? Nous l’offrons. Les solutions de communications unifiées sont entièrement personnalisables. Après tout, les besoins en communication varient d’une entreprise à l’autre.
Évolutivité
La taille de votre entreprise (et l’ampleur de vos besoins) peut varier d’un jour à l’autre. C’est à ce moment qu’entre en jeu la notion « en tant que service »; vous payez pour ce dont vous avez besoin, un point c’est tout. Vous avez besoin de plus de lignes téléphoniques? Quelques clics de souris suffisent pour les mettre en service. Vous avez besoin de moins de lignes téléphoniques? Les mettre hors service est tout aussi facile.
Points à considérer
Vos clients doivent pouvoir vous joindre de la manière la plus simple possible. Votre équipe doit pouvoir collaborer facilement. Et vous devez pouvoir gérer tout un éventail d’outils de communication de façon simple et intuitive. Les communications unifiées en tant que service sont la solution qu’il vous faut pour réaliser tous ces objectifs, point final.
