Commençons par préciser que le travail en mode hybride représente une occasion. Parfois, il est nécessaire d’être mobile au travail. D’autres fois, il est plus efficace de travailler de la maison. Dans certains cas, il arrive aussi que la meilleure équipe que vous puissiez mettre sur pied soit une équipe hybride, d’autant plus que la souplesse est un critère de sélection d’emploi pour bon nombre de travailleurs compétents. Alors, comment pouvez-vous tirer le maximum de votre équipe hybride? Une excellente communication est la clé. Voici comment y parvenir.
Instaurez une politique de communication simple et concise
Répondez à ces simples questions : quelle application ou plateforme préférez-vous utiliser? Quelle est la meilleure façon pour les membres de votre personnel de communiquer leurs heures de travail et leur disponibilité? À quel moment une situation devient-elle importante au point de devoir planifier une réunion ou un appel? Votre politique de communication n’a pas à être longue et exhaustive. En fait, c’est tout le contraire. Elle doit énoncer les lignes directrices qui aident les membres de l’équipe à communiquer.
Comprendre la communication asynchrone
La communication asynchrone, c’est lorsque vous envoyez un message sans vous attendre à recevoir une réponse dans l’immédiat. Quand une personne vous contacte, il se peut que vous soyez occupé ou que vous ne soyez pas au travail, car votre horaire de travail diffère du sien. Il se peut aussi que vous ayez bloqué du temps pour vous concentrer sur une tâche ou pour rencontrer une autre personne. Il y a toutes sortes de raisons pour lesquelles vous pourriez ne pas être en mesure de répondre immédiatement. Tout le monde doit comprendre que la plupart des communications – courriels, messages, messages vocaux ou autres – sont asynchrones et que vous recevrez une réponse quand le destinataire aura un moment pour vous répondre. S’il s’agit d’une situation urgente et que vous avez besoin d’une réponse immédiate, mieux vaut prendre votre téléphone et appeler la personne.
Mettez l’accent sur l’accueil et l’intégration
Quand la plupart des gens ont cessé de se rendre au bureau au début de la pandémie, ils n’avaient qu’à reproduire en ligne la dynamique qu’ils avaient créée au bureau en présentiel. Ils avaient l’avantage de se connaître déjà, ce qui orientait la façon dont ils allaient communiquer en ligne, ce qui n’est pas le cas des nouveaux employés. Assurez-vous d’être clair et transparent au moment d’accueillir et d’intégrer de nouveaux employés et aussi de les présenter à toute l’équipe. Après tout, c’est très déstabilisant de recevoir un courriel d’un inconnu dont vous n’avez jamais entendu parler pour ensuite découvrir qu’il s’agit de votre nouveau gestionnaire.
Au moment de l’intégration, portez une attention particulière aux employés plus jeunes. Les employés inexpérimentés doivent apprendre les rudiments du métier, ce qui ne se limite pas à la formation et aux indicateurs clés de performance. Ils doivent aussi savoir connaître les attentes sur le plan social et en matière de compétences interpersonnelles.
Songez à tirer profit des communications unifiées
Il existe plusieurs (peut-être trop) de façons de communiquer, et chaque personne a ses préférences. Au lieu d’essayer de vous rappeler si Trish au service de la comptabilité vous a envoyé un message texte, un message sur Slack ou un message vocal, vous pourriez simplement investir dans un système de communications unifiées. En veillant à ce que tous les systèmes de communication communiquent entre eux, cela résoudra les problèmes liés à l’utilisation de différents systèmes de communication.
Réévaluer et optimiser
Commencez à recueillir des données sur la façon dont votre équipe communique et son efficacité. Par exemple, les réunions sont-elles plus productives en après-midi ou en matinée? Obtenez-vous un meilleur temps de réponse avec les messages sur Slack ou les courriels? Les heures de non-disponibilité améliorent-elles votre productivité? Voilà quelques aspects avec lesquels une plateforme de communications unifiées peut vous aider. Vous pourriez être surpris de vos constats quand vous commencerez à effectuer le suivi des points forts et des points faibles de vos communications. Continuez à recueillir des données et à mettre à jour vos pratiques de communication en conséquence.
