Les équipes hybrides, les horaires flexibles et le travail à distance peuvent être des outils de rétention du personnel puissants. Toutefois, les équipes hybrides comportent leur lot de défis uniques. Voici quelques conseils pour vous assurer que votre équipe hybride communique de façon optimale.
Indiquez à quel moment vous êtes disponible pour parler
Vous travaillez de 9 h à 17 h (HNE)? Indiquez-le dans votre signature de courriel, dans votre message vocal, sur votre site Web, sur vos médias sociaux, et partout où les gens peuvent vous joindre. Si vos collègues, vos clients ou toute autre personne à qui vous parlez savent que vous êtes au travail, il sera plus facile de communiquer avec vous et ils l’apprécieront.
Documentez tout
Quand tout le monde travaille à distance, il est facile de manquer des réunions ou d’autres conversations importantes. Alors, prenez note des activités importantes qui touchent tout le monde et veillez à ce que cette information soit communiquée. Assurez-vous de la transmettre de manière simple et sans problème.
Portez attention à votre ton
La communication écrite comporte un désavantage précis par rapport à la communication en personne et même la communication orale : une grande partie de la communication est non verbale. Par conséquent, assurez-vous de porter attention à votre ton dans vos courriels et vos messages. Dans certaines situations, particulièrement dans les messages, les émoticônes peuvent aider à exprimer le ton.
Et soyez indulgent à l’égard du ton des autres
Ce n’est pas évident pour tous de communiquer par écrit en ayant le bon ton. Si vous recevez un message dont le ton vous semble impoli ou furieux, accordez le bénéfice du doute à la personne.
Mettez en place une politique de communication
Il n’est pas nécessaire d’avoir une politique qui s’étend sur des pages et des pages, mais il est bon d’en avoir une. Si vous pensez qu’une application ou une plateforme particulière devrait être votre principal canal de communication interne, ajoutez-le à votre politique officielle. Si vous pensez que personne ne devrait envoyer de courriels après les heures de travail, indiquez-le aussi dans votre politique. Vous comprenez le principe. Si vous voulez que vos communications se déroulent d’une certaine façon dans votre entreprise, la première étape est d’établir les règles.
Respectez l’étiquette
Avez-vous remarqué que parfois, les bonnes manières en société ont tendance à être mises de côté dans le monde numérique? C’est une triste réalité. Donnez l’exemple en incarnant les règles d’étiquette à observer par tous vos collègues et faites-en une priorité. On a facilement tendance à penser que quelque chose d’aussi simple que les règles de conduite en société a moins d’importance que les budgets, la gestion des clients et le développement de produits, mais ces règles sont l’un des moyens par lesquels les entreprises réussissent à instaurer une culture positive et à l’entretenir.
Assurez-vous de prendre soin des nouveaux membres de votre personnel
Pour les nouveaux membres de votre personnel, commencer un nouvel emploi est comparable à l’arrivée d’un nouveau personnage dans une série télévisée qui est diffusée depuis six saisons. Tout le monde sait ce qu’il se passe et a sa propre histoire. Ce qui n’est pas le cas pour les nouveaux employés. Et si vous travaillez à distance ou en mode hybride, il est encore plus difficile de se mettre au diapason. Alors, prenez soin des nouveaux membres de votre personnel et définissez clairement vos attentes envers eux sur la façon de communiquer avec les autres.
Réévaluez constamment vos communications
Assurez-vous d’examiner régulièrement la façon dont les gens communiquent et de valider si cela se passe bien. Vous pourriez devoir modifier vos politiques ou en faire davantage pour démontrer les comportements que vous souhaitez observer chez les autres. Nous devons tous travailler un peu plus fort quand nous communiquons en ligne. Prenez le temps d’évaluer vos façons de faire et de trouver des façons de les améliorer.
