Quand on atteint la conclusion que le prochain élément de la liste d’achats technologiques de son entreprise est un tout nouveau système téléphonique, il est tentant de se lancer directement à la recherche de la meilleure option possible. Il est important de noter cependant que la volonté peut vraiment porter ses fruits dans cette situation. Prendre le temps d’évaluer les besoins et les objectifs de votre entreprise avant de vous pencher sur les systèmes téléphoniques proposés vous permettra d’aborder le marché avec une idée claire du système le plus bénéfique pour votre organisation. Nous allons évoquer ici cinq choses qu’il faut savoir avant d’acheter le prochain système téléphonique de votre entreprise.
1. Reconnaître les limites de votre système actuel
La première chose à retenir lors de l’achat d’un nouveau système téléphonique pour votre entreprise est qu’il faut une bonne raison d’acheter au départ. En vous concentrant sur cette raison, vous pouvez adapter vos besoins en conséquence et préciser le choix du système le mieux adapté à votre entreprise. Votre système téléphonique répond-il aux besoins de votre entreprise? La qualité des appels laisse-t-elle à désirer? Cherchez-vous un système téléphonique pour en faire plus? Ce sont là toutes les questions à vous poser avant de partir à la recherche d’un tout nouveau système. Prenez le temps de bien considérer ce que vous souhaitez que votre entreprise puisse mieux faire et optez pour un système téléphonique capable de vous aider à tous les égards.
2. Vos objectifs sont importants
Les activités de votre entreprise doivent intervenir dans votre choix de système téléphonique. Rappelez-vous que ce n’est pas parce qu’un système convient à une organisation rivale qu’il est le bon choix pour vous. Dressez une liste des impératifs de votre entreprise et du type de fonctionnalités que vous attendez de votre système téléphonique pour les remplir. Vous pouvez opter pour un système étendu s’il vous faut un peu de tout, mais vous obtiendrez beaucoup plus de votre système téléphonique en vous assurant de choisir un outil dont les fonctions sont spécifiquement adaptées aux besoins de votre entreprise.
3. Vos ressources existantes
Les ressources et les installations dont vous disposez actuellement dans votre bureau (y compris la fiabilité des services Internet et le modèle de localisation de votre entreprise) doivent être adaptées au système téléphonique que vous convoitez. Investir dans un système tout neuf mais inadapté ne vous fera que régresser. Alors qu’en installant un système de télécommunications qui offre les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin, sans nécessiter de gestion informatique interne, vous améliorerez l’efficacité de vos opérations et réduirez vos coûts. Un système PBX hébergé est une excellente option pour toute entreprise souhaitant améliorer la communication sur le lieu de travail, surtout qu’il peut être mis en œuvre très rapidement, sans avoir à acheter et installer un grand nombre d’équipements et de logiciels supplémentaires, complexes et coûteux.
4. Quelle est la taille de votre entreprise ?
Quelle est la taille de votre entreprise et quelle taille pensez-vous raisonnablement qu’elle atteindra au cours de la durée de vie du nouveau système choisi? Si vous prévoyez pour votre organisation une croissance considérable, peut-être vaut-il mieux rechercher le système téléphonique qui vous conviendra à l’arrivée plutôt que celui qui vous convient aujourd’hui.
Analysez vos statistiques pour définir votre utilisation actuelle et le type de système téléphonique qui conviendra à votre entreprise. Combien de personnes à la fois utilisent le système téléphonique? Si beaucoup de membres du personnel composent et prennent des appels dès l’ouverture des portes le matin, vous devrez privilégier un système capable de traiter facilement un grand nombre d’appels entrants et sortants.
En outre, quel volume d’activité générez-vous réellement via le système téléphonique? Si la plupart de vos revenus sont générés par des réunions en face à face ou par courriel, un système téléphonique moins performant peut suffire. En revanche, si votre entreprise est appelée à se développer dans les mois ou les années à venir, un système PBX hébergé pourrait être la solution idéale, car il offre une agilité du système ne nécessitant pas d’informatique interne. Ces systèmes vous permettent d’évoluer facilement, ce qui est essentiel pour une entreprise en croissance rapide qui nécessitera presque certainement l’ajout prochain de lignes téléphoniques supplémentaires ou de connexions à des appareils mobiles.
5. Travaux d’hébergement PBX
Ne soyez pas effrayé par les nouvelles technologies de télécommunication. Cela peut être un peu intimidant au début, mais en vous familiarisant avec les dernières avancées et tendances, vous serez en position de donner à votre entreprise une longueur d’avance sur la concurrence, et de garantir que la communication reste fluide et efficace à tout moment. Ces dernières années, la technologie d’hébergement PBX a soulevé un engouement considérable dans le secteur des télécommunications et on comprend bien pourquoi : elle offre de nombreux avantages en termes de fonctionnalité, de flexibilité, d’évolutivité, de fiabilité, de portabilité, de réduction des coûts et de viabilité accrue du système. L’hébergement PBX ne fonctionne pas comme les systèmes téléphoniques ordinaires (entièrement en ligne) et cela fait hésiter de nombreux chefs d’entreprises à s’écarter d'un système traditionnel, car ils n’ont jamais opéré exclusivement en ligne jusqu’ici. Mais les résultats sont là et le fait est que l’hébergement PBX fonctionne. Examinez vos ressources existantes et le programme de votre entreprise pour déterminer si ce système vous convient ou pas avant de le négliger par peur de l’inconnu. Cela pourrait transformer votre entreprise pour le mieux, à jamais.
